Dossier : Gestion des associations   

Ce dossier portant sur la gestion des associations a pour vocation de faire le tour de cette activité complexe. Une activité qui va de l’administration en passant par la gestion active, la gestion financière de l’association. Des opérations qui doivent être ordonnancées en vue de garantir la pérennité de l’association. Effectuons ensemble un aperçu général.     

Les articles de notre dossier 

• Comment créer une association tontinière ?   
• Quelles sont instances dirigeantes d'une association ?   
• Le  bureau dans une association   
• Les statuts et le règlement intérieur d'une association   

Le rôle du bureau dans une association  

Bien que ne disposant pas de personnalité juridique, le bureau est essentiel à une association, tontinière de surcroît. Elu par l’Assemblée générale à travers une procédure bien définie par les statuts et le règlement intérieur de l’association, le bureau est l’appareil visible de l’association. Qu’est-ce qu’un bureau ? Comment est-il désigné ? Qui en sont ses membres ?  Quelles sont ses responsabilités. Cet article aura pour vocation d’apporter des réponses à ces questionnements. 

Bureau d’association, de quoi s’agit-il ?  

Le bureau d’une association est chargé de sa direction. Organe exécutif, il a pour mission la gestion courante et opérationnelle de l’association. Si vous suivez de près le fonctionnement des organisations associatives, vous vous rendrez vite compte qu’elles reposent sur des instances dirigeantes à l’instar de l’Assemblée générale, du conseil des sages (dans le contexte africain), et parfois des comités de pilotage des projets définis dans le plan d’action. A ce titre, il est plus qu’indispensable d’avoir une main mise constante sur les affaires de l’association. Raison pour laquelle un bureau est désigné pour remplir ces fonctions au jour le jour. Dans cette logique, un bureau se démarque mieux lorsque l’association comprend une multitude de membres ; la gestion difficile et complexe des rationalités dans un groupement d’envergure est vraisemblablement un casse-tête chinois. Imaginez donc une prise de décision immédiate dans ce contexte : mission quasi impossible ! Le bureau est sans doute une équation simplifiée et dynamique d’une gestion opérationnelle de votre association.  

Comment est désigné un bureau ?  

Répondre à cette question reviendrait à aborder les modalités de prise de décision dans une association. Etant donné qu’il s’agit d’un regroupement volontaire de personnes, le modèle est plutôt à la participation, à l’implication et à une démocratie où la majorité l’emporte. Ceci étant, il est évident que pour une décision de cette nature, l’Assemblée générale, seul organe de délibération, soit l’instance dirigeante qui prévaut. L’élection du bureau se fait toujours en Assemblée générale, lors du démarrage et lors que le mandat de ce dernier est achevé. Ainsi, pour que cette élection se déroule dans les règles de l’art, un ensemble de formalités doit être observé pour éviter tout vice de procédure. De prime abord, il sera question de convoquer tous les membres à l’Assemblée générale par le biais de courriels, sms, notifications, etc en prenant le soin de clairement décliner l’ordre du jour. Il faudra également établir un procès-verbal à la fin de l’Assemblée, preuve qu’elle s’est tenue.  

Très souvent, le choix du bureau s’effectue par vote. Ce vote peut se dérouler à main levée, par bulletin secret avec ou sans procuration, ainsi que le quorum à atteindre pour procéder à un vote. Elle peut aussi être uninominale ou plurinominale, à un ou plusieurs tours, la majorité l’emportant toujours. Les différents membres du bureau sont appelés à proposer leurs candidatures aux postes sollicités. Ces candidatures comprennent deux phases, une phase écrite et une phase orale. La phase de candidature écrite renseigne sur les aptitudes professionnelles et personnelles des candidats se soldant par un plan d’action et/ou un projet, le cas échéant. Ils sont présentés en comité restreint, le Conseil des sages dans le cas d’espèce. La phase de candidature orale quant à elle consiste à se présenter devant l’Assemblée, prenant le soin de lui expliquer pourquoi vous et pas quelqu’un d’autre. Tous les coups sont permis selon que cela s’inscrive dans un cadre légal. Après quoi la décision de l’Assemblée est exprimée à travers un choix libre et si vous avez été convaincant, vous passerez certainement.          

Qui en sont ses membres et quelles sont ses responsabilités ?   

Si le mot “bureau” renvoie à une pièce immobilière et “ses membres” à des composantes mobilières dans votre esprit, vous n’êtes pas loin du compte. Enfin, pas très près non plus. Si le bureau de votre association est son organe exécutif, ses membres sont sans doute sa cheville ouvrière. Des compétences humaines réunies pour servir les intérêts de votre association. Cela vous met-il à la page ? Parfait ! De manière courante, les membres du bureau sont :  

Le président est le mandataire de l’association : il la représente dans tous les actes de la vie civile. S’Il a capacité de prendre des décisions d’ordre fonctionnels dans le cadre de la gestion quotidienne de l’association, pour des décisions de grande envergure, il devra avoir l’aval de l’assemblée générale ou du conseil des sages. Il n’a donc pas statut de boss, mais est au service de l’association et lui sert de couverture visible. Etant donné que ce sont les statuts qui définissent clairement le rôle du président, ceci doit être fait avec soin afin d’éviter tout conflit d’intérêt. Il pourrait aussi y avoir un vice-président qui aura pour charge d’assister le président ou de le remplacer en cas d’empêchement mais ceci n’est pas automatique.     

Le secrétaire, généralement le second de l’association, se charge des formalités administratives et juridiques. Par formalités administratives et juridiques, nous entendons, l’élaboration des comptes rendus, procès-verbaux et rapports, l’établissement des correspondances, la gestion des membres, l’émissions des convocations, avis. Il a également pour responsabilité de gérer les archives de l’association, veiller au respect des statuts, à la bonne organisation des réunions et par-dessus tout faire de la veille informationnelle en vue du bon fonctionnement de l’association. Si le président est la couverture de de l’association, le secrétaire en est sa reliure.   

Le trésorier s’occupe des aspects financiers de l’association.  Il est chargé de tenir les comptes de l’association et assurer la mise en œuvre de la politique financière définie. C’est au trésorier de définir un budget prévisionnel de l’association qui devra être validé en assemblée. Il assure également une gestion optimale des ressources financières et conseille dans l’allocation des ressources en fonction des objectifs et de la capacité financière de l’association. Il est en outre tenu responsable en cas de malversations financières ou de mauvaise gestion. En fonction des mentions contenues dans les statuts, il a possibilité de signature ou pas, de retirer les fonds du compte de l’association face à un aléa inhérente à cette dernière. 

Il n’est pas exclu qu’un bureau puisse disposer de plusieurs vice-présidents, d’un secrétaire permanent, exécutif, des trésoriers adjoints, commissaires aux comptes, censeurs, en fonction de sa nature.   

Que vous soyez une toute petite ou une très grande association, il sera important pour vous de mettre sur pied une équipe dynamique et opérationnelle qui veillera au maintien de votre association, au respect de ses missions et à l’application de ses règles. En outre, un bureau ne tire véritablement sa force que de son Assemblée. Un bureau torpillé et combattu ne pourra pas servir valablement les intérêts du groupe et il plus que nécessaire de choisir avec soin l’appareil visible de votre association. Prêt à créer votre association ? Tontine.Plus vous accompagne à travers les différentes phases.